FORMULIR

TUGAS SISTEM AKUNTANSI

BAB 3

FORMULIR

 

DISUSUN OLEH:

YULIANA SUMYATI                 10630057

TIANA HALAWA                      10630091

DETTA NURIKA                       10630093

FAKULTAS EKONOMI AKUNTANSI

UNIVERSITAS BOROBUDUR

MEI 2012

KATA PENGANTAR 

Puji syukur kami panjatkan kepada Allah Yang maha Esa atas pertolongan-Nya kepada kami sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik

 

Dalam makalah ini kami membahas tentang formulir dengan perincian sebagai berikut:

o   Definisi Formulir

o   Manfaat Formulir

o   Golongan Formulir Menurut Sumbernya

o   Golongan Formulir Menurut Tujuan Penggunaannya

o   Prinsip Dasar yang Melandasi Perancangan Formulir

o   Waktu Penggunaan Formulir

o   Faktor yang Perlu Dipertimbangkan Dalam Merancang Formulir

o   Informasi yang Diperlukan Dalam Merancang kembali Suatu Formulir

o   Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung

Mudah-mudahan dengan seizin Allah Yang Maha Esa, makalah ini dapat menyumbangkan  jasanya untuk menambah wawasan dan pengetahuan kepada pembaca tentang formulir di suatu perusahaan. 

Akhirnya harapan penyusun kepada para pembaca, kiranya tidak jemu-jemu memberikan koreksi dan kritik untuk memperbaiki materi ini. Sebab kekurangan sudah barang tentu selalu terdapat pada insan yang dhaif.

Jakarta, Mei 2012

Penyusun

DAFTAR ISI

JUDUL   ..................................................................................................................................  i

KATA PENGANTAR          .........................................................................................................    ii

DAFTAR ISI          ......................................................................................................................   iii

BAB 1    FORMULIR          ......................................................................................................       1

             MANFAAT FORMULIR               .................................................................................         2

GOLONGAN FORMULIR MENURUT SUMBERNYA            ........................................             3

GOLONGAN FORMULIR MENURUT TUJUAN PENGUNAANNYA  ..........................               3

PRINSIP DASAR  YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR           ................               4

WAKTU PENGGUNAAN FORMULIR         .................................................................           6

FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR                      7

INFORMASI YANG DIPERLUKAN DALAM MERANCANG KEMBALI SUATU FORMULIR           7

DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG         .......................................              7

  

BAB I

 

FORMULIR

                Formulir (dokumen) adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi dengan informasi tanggal penjualan, nama wiraniaga dengan kodenya, nomor urut, nama barang dan kodenya, kuantitas, harga satuan, harga total setiap barang, harga total semua barang, dan tanda tangan wiraniaga serta berisi informasi yang tercetak misal nomor urut formulir dan nama formulir.

                Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komuter yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik. Manfaat penggunaan formulir elektronik sebagai berikut:

1.       Tidak pernah kehabisan formulir. Dengan formulir elektronik, penawaran selalu sama dengan permintaan.

2.       Tidak pernah ketinggalan zaman. Karena formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan kebutuhan dan keperluan. Investasi untuk percetakan dan penyimpangan tidak diperlukan untuk pembuatan formulir elektronik.

3.       Ketidakefisienan formulir dapat dihindari. Penggunaan formulir elektronik memungkinkan dengan segera menyesuaikan  isi dan format formulir untuk memenuhi keadaan sehingga memungkinkan penyediaan formulir  tepat sesuai dengan kebutuhan pemakai.

4.       Tidak memungkinkan penggunaan formulir yang salah. Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan  dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas kepada orang yang memiliki password. Orang yang akan menggunakan formulir elektronik harus memasuki password, nama dan nomor formulir dan komputer akan memberikan jenis formulir sesuai dengan kode dan nama ynag telah dimasukkan ke dalam komputer.

5.       Kecepatan pengisian formulir. Kusor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data, dan membimbing mengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis. Jika perlu, help windrow dapat disediakan di setiap ruang yang harus diisi data.

6.       Penanganan data dilakukan sekali. Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikat penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.

7.       Tidak ada data yang mengambang. Dengan formulir elektronik, data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehigga tidak ada yang mengambang.

8.       Kemudahan dalam pengolahan formulir. Dengan menggunakan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi. Sistem  komputer dapat menyediakan data berapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir.

MANFAAT FORMULIR

                Formulir sangat penting artinya untuk menjalankan suatu organisasi. Hampir semua peristiwa dalam perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekamnya.

                Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk:

a.       Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.

Dalam formulir, setiap orang yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi membubuhkan tanda tangan atau paraf, sebagai bukti pertanggungjawaban pemakaian wewenang atas pelaksanaan transaksi yang terjadi.

Dalam formulir bukti keluar (voucher):

1.       Mengisi formulir dan memverifikasi perhitungan dan kelengkapan dokumen pendukung oleh kepala bagian utang.

2.       Memberikan otoritasasi pengeluaran uang oleh kepala departemen keuangan atau direktur keuangan.

3.       Melaksanakan pembayaran oleh kasa.

4.       Mancatat transaksi pengeluaran kas oleh kepala bagian utang dalam register bukti kas keluar (voucher register) dan oleh kasa dalam register cek (check register).

b.      Merekam data transaksi bisnis perusahaan.

Semua data yang diperlukan untuk identifikasikan transaksi direkam pertama kali dalam formulir. Dalam transaksi penjualan tunai misalnya, perusahaan memerlukan data berikut ini direkam dalam  formulir faktur penjualan tunai:

1.       Tanggal penjualan

2.       Nama wiraniaga (dan kodenya) yang melayani penjualan.

3.       Nama barang yang dijual Harga jual per satuan

4.       Total harga jual setiap jenis barang yang dijual

5.       Total harga jual semua barang yang dijual

6.       Tanda tangan wiraniaga yang melaksanakan penjualan

7.       Tanda penerimaan kas dari bagian kasa

8.       Tanda penyerahan barang kepada pembeli

9.       Tanda pencatatan transaksi penjualan dalam catatan akuntansi.

Semua data tersebut perlu direkam dalam formulir, sebaga bukti telah dilaksanakannya transaksi penjualan tunai.

c.       Mengurangi kemungkinkan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan

Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu di tulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan.

d.      Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain.

Formulir berfungsi juga sebagai sarana untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antar organisasi.

GOLONGAN FORMULIR MENURUT SUMBERNYA

Formulir yang digunakan dalam suatu organisasi, menurut sumbernya dapat digolongkan menjadi tiga:

a.       Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan.

Formulir ini dibuat dalam perusahaan, digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan. contoh formulir ini: surat permintaan pembelian, memo kredit, memo debit, kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang di gudang.

b.      Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan

Formulir ini diterima dari perusahaan dan digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan. contoh golongan formulir ini adalah: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, surat permintaan penawaran harga, bukti kas keluar, dan order penjualan.                         

c.       Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan

Formulir ini diterima dari pihak luar sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dengan pihak luar tersebut. Contoh golongan formulir ini adalah: faktur pembelian, surat order dari pembelian, pernyataan piutang yang diterima dari kreditur, dan rekening koran bank (bank statement).

GOLONGAN FORMULIR MENURUT TUJUAN PENGGUNAAN

Pada dasarnya formulir dapat dibagi menjadi dua menurut tujuan penggunaannya:

1.       Formulir yang Dibuat Untuk Meminta Dilakukannya Suatu Tindakan

Formulir dalam golongan ini digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta. Contoh lain formulir yang termasuk dalam golongan ini adalah:

1.       Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang (materials requisition)

2.       Surat permintaan penawaran harga (price quotation)

3.       Memo kredit dan memo debit (debit or credit memos)

2.       Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan

Formulir dalam golongan ini digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan. Sebagai contoh adalah formulir laporan penerimaan barang. Formulir ini digunakan oleh Bagian Penerimaan untuk mencatat data barang yang diterima dari pemasok. Contoh formulir lain yang termasuk dalam golongan ini adalah:

1.       Faktur penjualan

2.       Faktur pembelian

3.       Kartu jam kerja

4.       Surat muat (bill of lading)

5.       Pernyataan piutang (account receivable statement)

PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR

                Formulir ini diisi berbagai informasi yang bersangkutan dengan transaksi penjualan, misalnya tanggal penjualan, nama dan alamat pembeli, jumlah dan jenis barang yang dijual, harga jual persatuan dan total harga jual.

                Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut perlu diperhaikan:

1.       Pemanfaatan Tembusan atau Copy Formulir

Untuk mengurangi pekerjaan krenikal, analisis sistem membuat beberapa lembar formulir, yang dengan sekali pengerjaan, beberapa tujuan tersebut dapat tercapai.

2.       Penghindaran Duplikat Dalam Pengumpulan Data

Dalam pengumpulan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebih dari satu kali. Sekali data yang telah dikumpulakan, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat  memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.

 

3.       Rancangan Formulir yang Sederhana dan Ringkas

Formulir yang direncanakan sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku pembantu.

4.       Unsur internal check Dalam Merancang Formulir

Formulir merupakan bagian dari beberapa internal check dalam suatu organisasi. Internal check ini diciptakan untuk dapat menghasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi. Kesalahan, baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja adalah kelemahan yang melekat pada manusia. Untuk menghindari kemungkinan kesalahan dalam pengisian formulir, analis sistem harus memasukkan unsur internal check pada saat perancangan formulir.

5.       Nama dan Alamat Perusahaan Pada Formulir

Formulir untuk antar bagian di dalam perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namun untuk formulir yang dikirim ke luar perusahaan, nama, alamat, dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.

6.       Nama Formulir

Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan posisi formulir tersebut. Nama formulir ini dicetak pada formulir  untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.

7.       Nomor Untuk Identifikasi Pada Setiap Formulir

Jika perusahaan menggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap formulir mulai diperlukan. Untuk mengingat berbagai nama formulir, nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir. Dalam praktek tidak jarang nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.

8.       Formulir Besar

Untuk menghindari kesalahan pengisian formulir yang lebar, setiap garis diberi nomor urut, baik pada tepi sebelah kiri maupun tepi sebelah kanan.

9.       Percetakan Garis Pada Formulir

Garis harus dicetak pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak.

10.   Pencantuman Nomor Urut Tercetak

Nomor urut tercetak digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir dan untuk mengidentifikasikan transaksi bisnis. Nomor urut tercetak ini akan dicantumkan dalam catatan akuntansi, sehingga memudahkan pencarian kembali dokumen yang mendukung informasi yang dicatat dalam catatan tersebut.

11.   Rancanglah Formulir yang Hanya Memerlukan Pengisian √, atau x, atau Dengan menjawab ‘ya’ atau ‘tidak ‘

Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dapat ditentukan lebih dahulu, untuk menghemat waktu pengisian, informasi yang mendukung informasi yang tertentu tersebut dicetak dalam formulir, sehingga pengisian formulir tinggal membubuhkan tanda √ dan x untuk informasi yang dipilih oleh pengisi.

12.   Formulir Ganda

Formulir ganda adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tebusannya. Tebusan formulir ini dapat diisi dengan satu kali penulisan pada formulir aslinya dengan berbagai cara sebagai berikut:

a.       Dengan menyisipkan karbon yang dapat dipakai lebih dari satu kali di antara lembar asli dengan lembar tebusannya dan di antara lembar tebusan yang lain.

b.      Dengan menyisipkan lembaran karbon sekali pakai di antara lembar asli dengan lembar tebusannya dan di antara lembar tebusan yang lain.

c.       Dengan menggunakan kertas tanpa karbon (carbonless paper) sebagai bahan cetak formulir berganda.

Seringkali informasi tertentu yang tercantum dalam lembar formulir asli tidak dikehendaki tampak dalam lembar tebusan tertentu. untuk memenuhi keperluan ini, ada beberapa cara yang perlu ditempuh:

a.       Kolom atau baris pada lembar tebusan tertentu yang tidak dikehendaki berisi informasi tertentu yang tercantum dalam lembar asli dihitamkan (blackout), sehingga pada waktu pengisian formulir dilakukan, pada tempat yang dihitamkan tersebut  tulisan tidak dapat dibaca.

b.      Karbon yang disisipkan di atas lembar tebusan yang dikehendaki tidak terisi dengan informasi yang tercantum dalam lembar asli dipotong sedemikian rupa sehingga informasi yang tercantum pada lembar asli tidak terekam pada lembar tebusan.

c.       Formulir tebusan yang tidak dikehendaki terisi dengan informasi yang tercantum dalam lembar asli dipotong sedemikian rupa sehingga informasi yang dicantumkan pada lembar asli tidak terekam pada lembar tebusan.

13.    Pembagian Zona yang Logis.

Zona membagi formulir menurut blok-blok yang logis yang berisi data yang saling terkait.

WAKTU PENGGUNAAN FORMULIR

1.       Jika Suatu Kejadian Harus Dicatat

Jika suatu peristiwa perlu dicatat, maka diperlukan formulir untuk merekamnya. Contoh catatan transaksi sehari-hari di suatu perusahaan.

2.       Jika Informasi Tertentu harus Dicatat Berulang Kali

Jika suatu informasi harus dicatat berulang kali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.

3.       Jika Berbagai Informasi yang Saling Berhubungan Perlu Disatukan Dalam Tempat yang Sama

4.       Jika Diperlukan Penetapan Tanggung Jawab Terjadinya Transaksi

Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada seseorang, diperlukan formulir untuk merekam pertanggungjawaban pelaksanaan transaksi tersebut.

FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR

Dalam merancang suatu formulir, seorang analis sistem harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:

1.       Siapa yang memerlukan atau mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.

2.       Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan untuk informasi yang sama? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.

3.       Apakah elemen-elemen yang harus  dicantumkan di dalam formulir telah disusun menurut urutan yang logis? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akan mengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir.

4.       Apakah formulir tersebut memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya? hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.

5.       Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses pengandaan yang lain? Hal ini akan menentukan jenis dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.

6.       Apakah formulir tesebut disimpan di dalam suatu arsip? Hal ini akan mementukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.

INFORMASI YANG DIPERLUAN DALAM MERANCANG KEMBALI SUATU FORMULIR

Formulir yang digunakan oleh suatu perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakannya penyempurnaan, penggantian, dan penghentian  pemakaian formulir yang sekarang digunakan. Untuk itu diperlukan survai guna mengumpulkan informasi:

a.       Yang bersangkutan dengan formulir itu sendiri , misalnya mengenai isinya? Jumlah lembar tebusannya, dan jenis kertas yang digunakan.

b.      Yang bersangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengikisan, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut.

DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG

Formulir atau dokumen digolongkan menjadi dua macam: dokumen sumber (source document) dan dokumen pendukung (supporting document atau corrobating). Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu. Sedangkan dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber. Sebagai contoh dokumen yang digunakan untuk merekam transaksi  penjualan terdiri dari faktur penjualan, yang merupakan dokumen sumber sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal penjualan dan kartu piutang, yang dilampiri dengan surat order pengiriman, laporan pengiriman barang, dan surat muat (bil of lading) sebagai dokuman pendukung faktur penjualan tersebut. Dokumen pendukung ini berfungsi untuk membuktikan sahihnya transaksi penjualan yang direkam dalam faktur penjualan.

Transaksi, dokumen sumber, dan dokumen pendukung yang bersangkutan:

Transaksi	Dokumen Sumber	Dokumen Pendukung yang Bersangkutan
Penjualan tunai	Faktur penjualan tunai	Pita register kas
Penjualan kredit	Faktur penjualan	Surat order pengiriman Laporan pengiriman barang Surat muat
Retur penjualan	Memo kredit	Laporan pengiriman barang
Pembelian	Bukti kas keluar	Surat order pembelian Laporan penerimaan barang Faktur dari pemasok
Retur pembelian	Memo debit	Laporan pengiriman barang
Penggajian dan pengupahan	Bukti kas keluar	Daftar gaji Rekap daftar gaji
Pemakaian barang gudang	Bukti penerimaan dan pengeluaran barang gudang